https://doi.org/10.5209/RIBE.90879; Recibido: 4/08/2023; Revisado: 12/11/2023; Aceptado: 22/11/2023
Óliver Martín-Martín; Universidad Complutense de Madrid. Biblioteca, Facultad de Enfermería, Fisioterapia y Podología; http://orcid.org/0000-0001-6047-3764
Natalia Gutierrez-Casado; Hospital Universitario del Sureste. Servicio de Biblioteca; http://orcid.org/0009-0005-7725-0491
Artículos; Revista de Investigación sobre Bibliotecas, Educación y Sociedad; e-ISSN: 3045-5685; Ediciones Complutense; Creative Commons CC BY 4.0
Resumen: Este artículo presenta la experiencia de organizar las V Jornadas de BiblioMadSalud, que en esta ocasión se centraron en la inteligencia artificial aplicada a las ciencias de la salud, y que se celebraron en Madrid el 31 de mayo de 2023. El objetivo es compartir las lecciones aprendidas y servir de inspiración a otras bibliotecas que quieran afrontar retos similares. Se describen los aspectos clave del diseño y la gestión del evento, así como los resultados obtenidos y los beneficios para las bibliotecas. Las jornadas permitieron difundir y comunicar la ciencia desde la perspectiva y experiencia de las bibliotecas, así como generar redes de colaboración e intercambio con otros agentes del sistema científico.
Palabras clave: Bibliotecas; Bibliotecas de ciencias de la salud; Comunicación científica; Difusión de la ciencia; Jornadas; Congresos; Inteligencia artificial.
Abstract: This article presents the experience of organizing the V BiblioMadSalud Conference, which on this occasion focused on artificial intelligence applied to health sciences, and which was held in Madrid on May 31, 2023. The aim is to share the lessons learned and inspire other libraries that want to face similar challenges. The key aspects of the design and management of the event are described, as well as the results obtained and the benefits for the libraries. The Conference allowed to disseminate and communicate science from the perspective and experience of the libraries, as well as to generate networks of collaboration and exchange with other agents of the scientific system.
Keywords: Libraries; Health science libraries; Scientific communication; Scientific dissemination; Conferences; Workshops; Artificial intelligence.
Cómo citar: Martín-Martín, óliver y Gutierrez-Casado, Natalia. (2024). Las bibliotecas como agentes de difusión y comunicación de la ciencia: experiencia de las V Jornadas de BiblioMadSalud sobre inteligencia artificial en ciencias de la salud. Revista de Investigación sobre Bibliotecas, Educación y Sociedad, 1, e90879. https://doi.org/10.5209/RIBE.90879
La difusión y comunicación de la ciencia son actividades esenciales para el desarrollo del conocimiento científico y su transferencia a la sociedad. El personal de las bibliotecas juega un papel clave en este proceso, ya que facilita el acceso, la gestión y la evaluación de la información científica, así como su divulgación entre los diferentes públicos interesados. Pero más allá de la gestión y difusión tradicionales a través de publicaciones científicas, bases de datos o repositorios, las bibliotecas también pueden contribuir a generar conocimiento mediante la organización o participación en eventos científicos como jornadas o congresos. Estos son uno de los principales canales para difundir información científica, promover el aprendizaje y compartir los avances y retos de la investigación en diferentes áreas del conocimiento (Plaza-Ramos et al., 2020).
Esta no es una novedad en nuestro ámbito y existen jornadas consolidadas de organizaciones como la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC), la Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística (FESABID), la Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI) o la Asociación Andaluza de Bibliotecarios (AAB), entre otras. Más allá del aprendizaje compartido o la posibilidad de presentar nuestros proyectos y avances, este tipo de encuentros también permite establecer relaciones y crear redes profesionales, además de aportar múltiples beneficios a nuestras instituciones (American Library Association, 2022; Morton et al., 2019). Sin embargo, no es una tarea fácil y puede producir cierto vértigo pensar en afrontar por primera vez una tarea de esta magnitud.
Este artículo no pretende plantear una guía exhaustiva de cómo realizar un congreso o jornada científica, sino presentar nuestra experiencia para servir de punto de partida a otras bibliotecas que quieran afrontar este reto. Para ello, tomaremos como ejemplo la organización de las V Jornadas de BiblioMadSalud (Asociación de profesionales de las bibliotecas y centros de documentación de Ciencias de la Salud en la Comunidad de Madrid) que tuvieron por título “Inteligencia Artificial en Ciencias de la Salud. Retos y oportunidades para las bibliotecas y unidades de apoyo a la docencia e investigación”, celebradas en la Facultad de Medicina de la Universidad Complutense de Madrid el 31 de mayo de 2023. BiblioMadSalud es una asociación que nació en 2015 con profesionales de más de 50 bibliotecas y unidades de información de centros sanitarios, universidades, colegios profesionales y otros organismos públicos y privados relacionados con las Ciencias de la Salud en la Comunidad de Madrid (Primo-Peña et al., 2019). Entre sus objetivos se encuentran promover el contacto, la cooperación y el desarrollo continuo de sus profesionales.
Desde 2016, la realización de la jornada anual es una de las principales actividades de la asociación, y su gestión corre a cargo de un Comité Organizador (Figura 1) con el apoyo y representación del Comité Ejecutivo de BiblioMadSalud. En esta convocatoria, el Comité Organizador se ha compuesto mayoritariamente por profesionales de las bibliotecas de Medicina y de Enfermería, Fisioterapia y Podología de la Universidad Complutense, junto a tres representantes del Comité Ejecutivo de la asociación (BiblioMadSalud, 2023b).
Figura 1. Comité Organizador V Jornadas BiblioMadSalud
Organizar una jornada o congreso es una actividad intensa que requiere cubrir muchos aspectos, dependiendo de la complejidad del programa que se quiera ofrecer. La existencia de gran cantidad de empresas privadas especializadas en la gestión y organización de este tipo de eventos demuestra la importancia de esta tarea, aunque puede ser una alternativa viable sólo si se dispone del presupuesto necesario.
Como en cualquier proceso de gestión, las decisiones sobre nuestro evento estarán limitadas por los recursos económicos y humanos disponibles. Por lo tanto, a lo largo del proceso, se deberá buscar siempre el equilibrio necesario para conseguir su viabilidad, lo que puede dar lugar a múltiples variantes en el diseño de una jornada.
El diseño de nuestros eventos conllevará actividades y tareas de muy diversa índole. Por este motivo, es recomendable que el equipo organizador del evento cuente con profesionales de distintos perfiles (perfil creativo, con experiencia en gestión económica, perfil investigador, entre otros) para realizar el reparto de tareas más adecuado. A la hora de enfrentarse a un proyecto, siempre es importante elegir buenos compañeros y compañeras de viaje en los que confiemos y podamos delegar, por lo que, además de sus perfiles profesionales, es fundamental que sintamos comodidad con las personas que nos acompañarán, y que tengan compromiso y disponibilidad para realizar las tareas que les correspondan y asistir a las distintas reuniones organizativas (di-Génova, 2020).
Es importante que desde el inicio el equipo organizador defina un documento que recoja un plan de acción inicial que indique qué hacer, quién será la persona responsable, con qué recursos, cuándo y dónde (Ramírez-Salazar, 2022). De este modo, podremos chequear y actualizar la información para conocer el estado en el que nos encontramos en cada momento. Una buena planificación, donde cada persona conozca sus tareas y responsabilidades, nos permitirá ahorrar tiempo y evitar problemas en la ejecución (Tabla 1).
Tabla 1. Plan de trabajo de las V Jornadas de BiblioMadSalud.
| PLAN DE TRABAJO V JORNADAS BIBLIOMADSALUD | |||
|---|---|---|---|
| FASES | IMPLICADOS | PROCESO | ACCIONES |
| FASE 1 | Comité Ejecutivo BiblioMadSalud / Comité Organizador jornadas | Elección y toma de contacto del Comité Organizador | Seleccionar y contactar con profesionales para formar parte del Comité Organizador. Según los estatutos de BiblioMadSalud, al menos dos personas del Comité Ejecutivo deben formar parte del Comité Organizador. Se designaron como miembros del Comité Organizador la presidencia, tesorería y una vocalía del actual Comité Ejecutivo |
| FASE 2 | Comité Organizador | Primera reunión de toma de contacto del Comité Organizador | Presentación de las personas y elección de la presidencia del Comité Organizador. La presidencia del Comité Organizador presenta un primer borrador con el programa científico, pautas y reparto de tareas: - Plan de marketing y comunicación - Plazos y fases a seguir |
| FASE 3 | Comité Organizador | Reuniones semanales | Seguimiento de: - Balance económico: confirmación de patrocinadores, catering y merchandising - Comunicación: página web, formulario de inscripción, cartelería, programa definitivo y difusión - Ubicación para stand de patrocinadores, recepción e identificación de asistentes |
| FASE 4 | Comité Organizador y personal de apoyo | Diseño de la escaleta | - Envío de la escaleta interna de la jornada con tiempos y tareas detalladas de cada miembro y personal de apoyo |
| FASE 5 | Comité Organizador y personal de apoyo | Desarrollo de la jornada | - Recepción, acreditación y atención de asistentes, ponentes y autoridades - Control del correcto desarrollo de los tiempos - Asistencia a posibles incidencias |
| FASE 6 | Comité Organizador | Balance económico, evaluación, certificados de asistencia y difusión | - Facturación de gastos y balance económico - Evaluación de los resultados de la jornada mediante encuesta de satisfacción y realización de certificados de participación - Difusión del desarrollo de la jornada, grabaciones o publicaciones resultantes |
| Las tareas del Comité Científico fueron asumidas por el Comité Organizador, debido a la brevedad de la jornada y la ausencia de comunicaciones y pósteres | |||
La elección del tema y contenido a tratar es la piedra angular de nuestro evento, ya que de ello depende su interés y relevancia. Deberá ser elegido en base a los objetivos de la institución organizadora y requiere una reflexión previa sobre la finalidad, el público y el contexto del evento.
Hay algunos elementos y limitaciones que debemos tener en cuenta a la hora de elegir el tema, como su originalidad (es importante que tratemos de aportar algo nuevo a nuestra comunidad) y su viabilidad (que se pueda desarrollar con los recursos, el tiempo y el conocimiento disponibles sin incurrir en dificultades insalvables). También, es conveniente consultar a personas expertas o colegas para recabar su opinión y que puedan orientar o validar la elección de nuestro tema.
En nuestro caso, la elección del tema se basó en el gran potencial de la inteligencia artificial para transformar diversos ámbitos de la sociedad, incluyendo las ciencias de la salud, donde puede aportar beneficios tanto para el personal profesional como para los pacientes. Al mismo tiempo, es un tema de gran actualidad que plantea una serie de retos y oportunidades para las bibliotecas y unidades de apoyo a la docencia e investigación, que deben adaptarse a los cambios que supone esta tecnología en su entorno. Además, la celebración de la jornada se realiza en un momento de gran incertidumbre (y cierta preocupación) por la rápida irrupción de herramientas como ChatGPT en ámbitos de docencia, investigación e información científica, y cómo puede impactar en las dinámicas actuales y en el personal implicado en estos procesos. Por este motivo, aunque la jornada anual se dirige habitualmente a las personas asociadas a BiblioMadSalud se decidió no restringirlo a ningún perfil profesional para permitir la asistencia de otros sectores.
Para definir el contenido de nuestra jornada, tendremos que decidir la estructura y formato que tendrá, en función del tiempo, espacio y recursos que dispongamos. Podemos incluir diferentes tipos de actividades, como conferencias, mesas redondas, talleres, pósteres, exposiciones, etc. (Andlauer et al., 2016).
Para elegir a las personas ponentes, es recomendable buscar la paridad, que permita garantizar una representación equilibrada de mujeres y hombres que contribuya a visibilizar el talento y la diversidad en la comunidad científica. Además de su prestigio y experiencia, a la hora de seleccionar ponentes se deberá tener en cuenta su capacidad de atracción y de comunicación, que motiven el interés por conocerlos y sean capaces de transmitir sus conocimientos de forma clara y dinámica.
Un aspecto que hay que valorar previamente es el impacto económico de la participación de las personas participantes en las ponencias, puesto que puede ser una importante partida del coste económico de la jornada: compensación por su colaboración, si se requiere desplazamiento, alojamiento, manutención, etc.
Es frecuente que la elección del tema, contenido y ponentes corra a cargo del Comité Científico. Sin embargo, debido a la estructura de nuestra jornada, en esta ocasión fueron asumidas por el propio Comité Organizador.
Una vez elegido el contenido y ponentes se definirá el programa con todos los detalles de las actividades que se van a realizar, incluyendo el título, contenido y ponentes, así como la fecha, hora y lugar de cada actividad. Uno de los problemas habituales es la dificultad para ejecutar el programa en tiempo, por lo que deberá diseñarse con unos tiempos y márgenes realistas para su ejecución y asegurarse de que se respetan durante la jornada por parte del personal organizador y moderador.
Es esencial que dentro del horario definamos espacios de socialización informal (tiempos para café o comidas, visitas culturales, etc.) que además de descanso posibiliten la puesta en común de los contenidos y el establecimiento de relaciones entre ponentes, asistentes y patrocinadores que puedan dar lugar a nuevos proyectos colaborativos.
La imagen que diseñemos para la jornada será una de sus caras más visibles, puesto que será la iconografía que aparecerá en sus distintas variantes en la página web del evento, programa, redes sociales, correos electrónicos, roll up, etc.
El diseño de la cartelería deberá identificarse con el tema de la jornada e incluir tanto la información esencial del evento (título, fechas, ubicación, etc.), como incluir los logotipos oficiales de organizadores y patrocinadores (Figura 2).
Figura 2. Cartel de las V Jornadas de BiblioMadSalud
Aunque no es una competencia intrínseca de nuestra profesión, sí estamos habituados en bibliotecas a realizar este tipo de materiales para difundir servicios y colecciones, por lo que deberemos encargar esa tarea a la persona del equipo que mejores cualidades presente para este tipo de trabajos o bien pidamos ayuda a algún otro compañero o compañera.
Otro aspecto a considerar es el material promocional que se suele entregar a las personas asistentes cuando se acreditan. Si deseamos incluirlo en nuestro evento, podemos encontrar fácilmente empresas en el mercado especializadas en regalos promocionales que ofrecen todo tipo de productos en un amplio rango de precios. Sin embargo, no es algo indispensable y dependerá del presupuesto que manejemos. Si este es ajustado y tenemos el apoyo de patrocinadores, podemos pedirles colaboración con material promocional de sus empresas o bien hacer nosotros mismos algún detalle como marcapáginas.
Existen múltiples condicionantes a la hora de escoger la fecha de nuestra jornada. Algunos de ellos pueden deberse a la simple disponibilidad del personal organizativo, de alguno de los ponentes o del espacio donde vayamos a desarrollarlo. Pero también debemos tener en cuenta algunos factores objetivos como aprovechar las fechas más favorables para las personas usuarias y asistentes potenciales evitando periodos vacacionales o coincidir con otros eventos próximos en el tiempo sobre temas u organizaciones de nuestro ámbito.
El tiempo asignado al evento debe ajustarse al contenido y las actividades planificadas. En caso de que se incluyan talleres además de comunicaciones o ponencias, se recomienda que estos se lleven a cabo en un día diferente o al inicio del día, para que quien asista pueda elegir si participar en ellos o no, sin afectar al resto del evento. En esta ocasión, el programa de la jornada se limitó a una sesión de 5 horas en horario de mañana, sin la inclusión de talleres, pósteres o comunicaciones científicas debido a la celebración a escasos meses de las XVII Jornadas Nacionales de Información y Documentación en Ciencias de la Salud (Bibliosalud, 2023).
El espacio es uno de los recursos más costosos a la hora de organizar este tipo de eventos, especialmente si están ubicados en el centro de las ciudades, por lo que será vital contar con la complicidad de alguna de las instituciones anfitrionas para que nos cedan sus espacios. No es una tarea fácil y cada vez es más habitual encontrar también en la administración pública la opción del alquiler de sus espacios. Por este motivo, es aconsejable tratar a la administración anfitriona como un patrocinador preferente del evento, incluyendo su logotipo en posiciones destacadas y valorar la invitación de alguna de sus autoridades a la inauguración.
En el caso de BiblioMadSalud, tres han sido las instituciones que han hospedado las jornadas anuales hasta ahora: el Colegio Oficial de Médicos de Madrid, sede oficial de la asociación donde se han llevado a cabo la mayoría de actividades, incluyendo tres jornadas anuales; el Colegio Oficial de Enfermería de Madrid y la Facultad de Medicina de la Universidad Complutense de Madrid.
Además de la disponibilidad, deberemos valorar que los espacios disponibles son adecuados para la realización de nuestro evento: aforo disponible, instalaciones adecuadas, medios técnicos disponibles, espacios para patrocinadores y catering, etc. Para tener éxito es importante que la ubicación de nuestra sede sea fácilmente accesible y tenga buena comunicación por transporte público. Otra alternativa es valorar la incorporación de transporte alternativo como el alquiler de autobuses para los desplazamientos.
La Facultad de Medicina reunía todas las condiciones necesarias. Disponía de salas de distintas dimensiones para albergar a la audiencia y se encontraba en una zona bien comunicada por transporte público y con estacionamiento. Además, tenía un servicio de cafetería que facilitaba la gestión del catering y personal de apoyo para tareas audiovisuales o de preparación de los espacios.
Para gestionar las personas asistentes, necesitamos alguna herramienta que permita la inscripción electrónica y su control. Es posible que alguna de las instituciones participantes disponga de herramientas de este tipo, como las que se usan para la gestión de cursos de formación.
En BiblioMadSalud se ha utilizado desde el principio la plataforma Eventbrite1 para la gestión de sus jornadas. Se trata de una herramienta gratuita, fácil de personalizar y gestionar, que permite realizar todas las tareas básicas que vamos a necesitar al tiempo que cumplimos con la legislación en materia de protección de datos: gestionar inscripciones, aforos, listados de asistentes, listas de espera, recordatorios, etc. (Figura 3). La experiencia ha sido siempre muy satisfactoria. Además, ofrece la posibilidad de contactar por correo electrónico con las personas inscritas, lo que facilita la comunicación para enviar recordatorios adicionales o información complementaria.
Figura 3. Panel de control de Eventbrite
El Comité Organizador deberá determinar en qué momento se abrirán y cerrarán las inscripciones, siendo recomendable que el cierre se realice con margen suficiente para la gestión de material, listados de asistentes o realización de las acreditaciones.
Se deberá determinar el coste de la inscripción al evento, necesario en muchos casos para sufragar parte de los gastos de organización. Una posibilidad es establecer distintos rangos de precios para diferentes periodos de tiempo: una inscripción más económica cuando se realice con antelación y más elevado a partir de una fecha próxima al evento. Esto nos permitirá incentivar una inscripción más temprana que nos ayude a ajustar la organización con más tiempo basándonos en datos reales. En el caso de BiblioMadSalud, tanto la inscripción de las jornadas, como la afiliación o asistencia al resto de cursos y eventos son gratuitas, lo que constituye una de las señas de la asociación. Sin embargo, esto supone que debemos obtener financiación por otros medios y prever una mayor tasa de personas inscritas que finalmente no asistirán.
Otro de los temas que deberá abordarse será el de los certificados de participación, ya que serán solicitados por gran parte de las personas que asistan. Deberemos elegir si se entregarán el mismo día de la jornada o posteriormente, en formato papel o electrónico, quién firmará los mismos, etc. Para este proceso es importante conservar los listados de inscripciones y acreditaciones que nos permitan verificar sus datos y presencia.
Para difundir nuestro evento utilizaremos las herramientas con las que habitualmente trabajemos. En nuestro caso se incluye la información más detallada en la página web a modo de landing page, incluyendo enlaces a la misma desde el resto de publicaciones: perfiles de redes sociales y listas de correo especializadas como IWETEL2 o BIB-MED3. Además, se realiza un envío de correo prioritario a socios y socias de la propia asociación, para que puedan inscribirse antes que el resto de las personas interesadas en el evento.
Para facilitar el seguimiento y la difusión de la jornada en las redes sociales, se selecciona un hashtag (#BMS2023_IA) que la represente y nos permita recuperar las distintas publicaciones. El hashtag elegido deberá ser descriptivo de la actividad, coherente con nuestra identidad, original y fácil de recordar por los participantes, de modo que puedan usarlo para compartir sus impresiones y experiencias.
La presentación de comunicaciones y pósteres es una de las principales aportaciones de la comunidad en este tipo de eventos. Si se opta por incorporar estas actividades, será necesario contar con profesionales que conformen un Comité Científico que redacte las bases para los trabajos, seleccione los resúmenes recibidos y evalúe los trabajos finales (Andlauer et al., 2016). El Comité Científico debe tener en cuenta diversos factores para fijar los plazos de entrega, como el tipo de evento, el número de aportaciones esperadas, el método de evaluación o la experiencia y disponibilidad de las personas que lo conforman.
Las comunicaciones pueden presentarse de forma oral o escrita, según el formato del evento. En el caso de las presentaciones orales, es necesario asignar un tiempo adecuado para que autoras y autores puedan exponer sus trabajos con claridad. En el caso de optar por la exposición física de los pósteres, es necesario disponer de un espacio suficiente para que las personas asistentes puedan verlos e intercambiar comentarios con los autores y autoras.
En las jornadas de BiblioMadSalud, la presentación de comunicaciones ha sido una actividad habitual, pero en esta edición se optó por no incluirla debido a la baja participación prevista, motivada por la proximidad de las Jornadas Nacionales de Ciencias de la Salud (Bibliosalud, 2023).
La pandemia ha impulsado la transición de muchos congresos presenciales a formatos virtuales o mixtos (Plaza-Ramos et al., 2020). Al elegir el modelo para nuestro evento, debemos tener en cuenta que, aunque la modalidad virtual tiene ventajas como la reducción de costes y una audiencia potencialmente mayor, también tiene desventajas importantes, como la imposibilidad de socializar entre los asistentes (Alvarado-Carrasco; Aguilera-Zapata, 2020). Una opción recomendable es optar por un modelo mixto o híbrido, o al menos ofrecer el acceso remoto al contenido de nuestro evento, ya sea en directo (streaming) o en diferido (actas o grabaciones). Esto ampliará el alcance de nuestro evento a personas que no puedan asistir físicamente al Congreso, y servirá para documentar, conservar y visibilizar su actividad. Es importante tener en cuenta que todas estas alternativas conllevan un coste económico en su realización o bien contar con los medios y personal técnico para poder realizarse de una manera adecuada.
En nuestro caso, elegimos grabar, editar y publicar las jornadas en abierto en el canal de YouTube de BiblioMadSalud (BiblioMadSalud, 2018), un modelo que ya habíamos usado antes y que nos permite enriquecer nuestro perfil como asociación y atraer a personas usuarias externas a nuestro ámbito de actuación a través del propio contenido. Estas tareas se han llevado a cabo desde la Biblioteca de Enfermería, Fisioterapia y Podología, donde se realizan tareas de grabación y edición de contenido audiovisual para la Facultad y cuentan con los medios y experiencia necesarios.
La evaluación es una parte fundamental de la organización de cualquier evento, ya que nos permite conocer si hemos cumplido con nuestras expectativas y la opinión de las personas que asisten. Además, nos ayuda a mejorar la calidad y el impacto de futuras acciones que llevemos a cabo. Para evaluar nuestro evento, proponemos analizar los siguientes aspectos: asistencia, difusión y satisfacción.
El primer aspecto a valorar es el número de asistentes reales en comparación con el número de asistentes esperados. Este dato nos indicará si el tema y ponentes que se eligieron han suscitado interés y si la fecha y la ubicación han sido adecuadas. Debe tenerse en cuenta que en el caso de optar por un evento de carácter gratuito el número de personas inscritas no asistentes será previsiblemente mayor al de un evento con coste de inscripción.
El segundo aspecto a valorar es el interés que ha despertado nuestro evento en distintos medios: si ha recibido publicaciones e interacciones en redes sociales, si se han hecho eco de nuestra jornada distintas publicaciones, etc. Estos indicadores nos darán una idea de la visibilidad que hemos alcanzado, especialmente en el entorno en línea, gracias a nuestra actividad.
Por último, deberemos recabar la opinión de quien participe en las jornadas sobre distintos aspectos: valoración de la organización, ponentes, instalaciones, satisfacción global, etc. Para recabar esta información, es recomendable hacer llegar un cuestionario de satisfacción a todos los participantes. Es importante que tratemos de recopilar esta información no solo por parte de asistentes, sino también de ponentes y patrocinadores, puesto que también son una parte esencial en el evento. Para la realización del cuestionario hemos utilizado la herramienta Google Forms que nos permite trabajar posteriormente con los datos en una hoja de cálculo. El cuestionario realizado no recoge datos personales y está formado por 15 preguntas de distintos tipos de respuesta: opción múltiple, cuadricula de casillas, escala lineal y 2 preguntas abiertas (BiblioMadSalud, 2023a).
La organización de las V Jornadas de BiblioMadSalud estableció un aforo máximo de 140 personas, limitado por el espacio de las instalaciones y el coste de catering y merchandising. Esta cifra garantizaba la asistencia del total de socios de la asociación, que actualmente son 84.
El número de asistentes finales fue de 137 personas, incluyendo ponentes y patrocinadores acreditados. Esto permitió cumplir las expectativas de la organización y ampliar el espectro de asistentes más allá de las personas asociadas. Asimismo, durante el proceso de inscripción se creó una lista de espera con personas interesadas que no pudieron acceder por el límite del aforo, lo que evidencia el interés suscitado por la jornada.
Respecto al perfil de las personas asistentes, 51 fueron personas asociadas a BiblioMadSalud, lo que representa el 37,23% y supone una participación de más del 60% de los socios actuales. Como es habitual, más de la mitad de las personas que asistieron eran profesionales del ámbito de las bibliotecas y centros de información (52,55%), aunque en esta ocasión también hubo una notable presencia de personal docente e investigador (20,44%), probablemente debido tanto al tema como a la localización de las jornadas en la Universidad Complutense de Madrid. Los patrocinadores del evento representaron el 18,25% de los asistentes, mientras que el 8,76% restante correspondió a otros perfiles, como consultores tecnológicos y gestores sanitarios.
Del mismo modo, se observó una mayoría de profesionales procedentes de universidades (43,80%), seguido por profesionales del ámbito hospitalario (18,25%) y otras entidades como consejerías u otras administraciones sanitarias (4,38%), colegios profesionales y consejos (3,65%), institutos de investigación y sociedades científicas (3,65%) o profesionales de la empresa privada (3,65%) (tabla 2).
Tabla 2. Instituciones de los asistentes.
| Tipos de institución | Asistentes | % |
|---|---|---|
| Universidades | 60 | 43,80 |
| Hospitales | 25 | 18,25 |
| Patrocinadores | 25 | 18,25 |
| Colegios profesionales / Consejos | 5 | 3,65 |
| Consejerías / Administración sanitaria | 6 | 4,38 |
| Institutos de investigación / Sociedades Científicas | 5 | 3,65 |
| Empresa privada | 5 | 3,65 |
| Otros | 6 | 4,38 |
La jornada tuvo una gran participación de patrocinadores, que ofrecen información y servicios para bibliotecas y centros de documentación. Aunque muchos de ellos también participaban en las jornadas nacionales, celebradas pocos meses después, nuestra jornada recibió la financiación de dos patrocinadores preferentes (EBSCO y Elsevier), tres patrocinadores estándar (Loki & Dimas, Editorial Panamericana y Wolters Kluwer) y cuatro empresas colaboradoras (CSI, Sibadoc, BMJ y Clevisa informática). Su apoyo fue clave para organizar el evento, donde aportaron no solo recursos económicos sino también valor como socios estratégicos. Estas jornadas sirven para reforzar estas relaciones y buscar oportunidades para generar nuevos proyectos y colaboraciones en el futuro.
En cuanto a la evaluación del impacto, la jornada tuvo una amplia difusión en diversos medios y canales de comunicación. Se difundieron contenidos relacionados con el evento en redes sociales, por perfiles relevantes como Elsevier (@Elsevier_Es), Enfermería Actual (@Enf_Actual) o la Biblioteca Nacional (@BNE_biblioteca). Además, se informó sobre la jornada por listas de correo (IWETEL y BIB-MED), y se incluyó en agendas profesionales como las de FESABID o el Boletín de salud de la Comunidad de Madrid (Comunidad de Madrid. Servicio de información, 2023). Asimismo, se elaboraron resúmenes posteriores sobre los temas tratados en la jornada, destacando por su calidad los realizados por el Colegio de Enfermería de Madrid (Colegio Oficial de Enfermería de Madrid, 2023), Tribuna Complutense (Martín, 2023) o SEDIC (San José-Montano, 2023).
Finalmente, se envió la encuesta de satisfacción a las personas asistentes para obtener información sobre su perfil y hábitos, y conocer su opinión sobre diversos aspectos de la jornada, como los contenidos, la organización o las instalaciones (BiblioMadSalud, 2023a). Se recibieron 47 respuestas (el 34,30% de los asistentes), principalmente de personal profesional socio de BiblioMadSalud (61,70%) y del ámbito de las bibliotecas y centros de información (74,47%) o de la docencia e investigación (14,90%).
La mayoría de asistentes (95,74%) conocía BiblioMadSalud antes de las jornadas y principalmente se enteraron de la existencia de las jornadas a través del correo a las personas asociadas (36,17%) o de conversaciones en su entorno habitual (25,53%). La temática elegida (53,20%), el interés por ampliar conocimientos (17,02%) o la oportunidad de relacionarse con otros profesionales (12,76%) fueron las principales motivaciones para asistir a las jornadas. La valoración fue muy positiva en todos los aspectos de la jornada, destacando la organización, los ponentes y la elección del tema (9,69%). El único aspecto mejorable fue el tiempo para el debate (8%), que se tendrá en cuenta para futuras programaciones (Figura 4).
Figura 4. Resultados de la encuesta de satisfacción
Todas las personas asistentes recomiendan y apoyan la continuidad de estas actividades por parte de BiblioMadSalud, y la mayoría afirma que le han servido para establecer o reforzar relaciones con profesionales de su área (89,4%).
Organizar una jornada o congreso científico es una tarea exigente pero gratificante, que supone un reto y una oportunidad para las bibliotecas. Permite a las bibliotecas difundir y comunicar la ciencia desde su perspectiva y experiencia, y establecer alianzas y sinergias con otros agentes del sistema científico.
Organizar una jornada o un congreso también puede beneficiar a la biblioteca. En este caso, al elegir un tema de actualidad que trascendía el ámbito bibliotecario, se logró ampliar el impacto de la jornada a otros perfiles menos habituales, mejorando la visibilidad, la reputación y la relación de las bibliotecas con profesionales de otros sectores y ámbitos. Algunos de los beneficios que pueden obtener las bibliotecas al organizar este tipo de eventos son:
Promover el aprendizaje y la cultura. Al reunir a profesionales de distintos ámbitos para discutir temas de interés común, aprender de los demás y compartir ideas, las bibliotecas pueden crear una comunidad más informada y profesionalizada.
Mejorar su visibilidad y aumentar su perfil. Al organizar un evento, las bibliotecas comunican que están al servicio de la comunidad científica. Esto puede aumentar su número de personas usuarias y mejorar su reputación.
Estrechar su relación con la comunidad. Los tiempos de descanso favorecen el contacto con la biblioteca y sus profesionales en un entorno de igualdad que no se da en el día a día.
Los resultados obtenidos muestran que las V Jornadas de BiblioMadSalud reunieron a más de 130 asistentes con distintos perfiles, y ofrecieron un programa de alto nivel científico y profesional sobre la inteligencia artificial en ciencias de la salud y su impacto en las bibliotecas. Asimismo, los resultados muestran que las jornadas sirvieron para visibilizar el trabajo y el valor de las bibliotecas como agentes de difusión y comunicación de la ciencia, así como para generar redes de colaboración e intercambio con otros actores del ámbito científico-sanitario.
La organización de este tipo de eventos es una buena oportunidad para nuestra profesión, pero requiere valorar nuestra disponibilidad para asumir una actividad tan exigente. Por eso, es fundamental contar con la colaboración de compañeros y compañeras, instituciones y patrocinadores para realizarlas con éxito.
Alvarado-Carrasco, Edgardo; Aguilera-Zapata, Jorge. (2020). Congresos virtuales: una nueva realidad, producto de la pandemia COVID-19. Revista médica de Chile, 148(10), pp. 1527-1528. https://doi.org/10.4067/S0034-98872020001001527
American Library Association. (2022). 2022 ALA Annual Conference & Exhibition. How You Can Be More Valuable to Your Institution. https://2022.alaannual.org/youll-be-more-valuable
Andlauer, Olivier; Obradors-Tarragó, Carla; Holt, Clare; Moussaoui, Driss. (2016). How to organize and manage scientific meetings. En Psychiatry in Practice: Education, Experience, and Expertise (pp. 97-112). Oxford University Press. https://doi.org/10.1093/med/9780198723646.001.0001
BiblioMadSalud. (2018). BiblioMadSalud - YouTube. https://www.youtube.com/@BiblioMadSalud
BiblioMadSalud. (2023a). Cuestionario de satisfacción para actividades formativas BiblioMadSalud. https://doi.org/10.5281/zenodo.10091244
BiblioMadSalud. (2023b). BiblioMadSalud. Comité organizador BMS 2023. https://bibliomadsalud.com/v-jornada-bibliomadsalud-2023/comite-organizador-bms-2023/
Bibliosalud. (2023). XVII Jornadas de Información y Documentación en Ciencias de la Salud. http://www.bibliosalud2023.com/93379/detail/bibliosalud-2023.html
Colegio Oficial de Enfermería de Madrid. (2023). Celebradas las V Jornadas de BiblioMadSalud en las que ha participado el CODEM. Prensa-Acciones del colegio. https://www.codem.es/acciones-colegio/celebradas-v-jornadas-bibliomadsalud-en-que-ha-participado-codem
Comunidad de Madrid. Servicio de información. (2023). Comunidad de Madrid. V Jornada de BiblioMadSalud. https://www.comunidad.madrid/actividades/2023/v-jornada-bibliomadsalud
di-Génova, Antonio-Ezequiel. (2020). Organización de congresos y convenciones: guía práctica para la gestión profesional de C&C de alta calidad. Ugerman Editor. https://elibro-net.bucm.idm.oclc.org/es/ereader/universidadcomplutense/131584
Martín, Alberto. (2023). El catedrático Julio Mayol aboga por aprovechar las oportunidades de la Inteligencia Artificial: resistirse es inútil. Tribuna Complutense. https://tribuna.ucm.es/news/julio-mayol-aboga-por-aprovechar-la-ia
Morton, Gail; Olson, Lee Twombly; Miranda, Stephanie; Bailey, Kristen; Griggs, Adam. (2019). We virtually brought our colleague to a library conference: Expanding education and networking opportunities. College & Research Libraries News, 80(5), pp. 274. https://doi.org/10.5860/crln.80.5.274
Plaza-Ramos, José-Antonio; Primo-Peña, Elena; Bojo-Canales, Cristina; Molina, Pampa. (2020). Difusión y comunicación de la ciencia. Instituto de Salud Carlos III. http://hdl.handle.net/20.500.12105/10211
Primo-Peña, Elena; Campos-Asensio, Concepción; Domínguez-Aroca, María-Isabel; Martín-Martín, Óliver; Martínez-Hervás, Isabel; Medino-Muñoz, Juan; Rebollo- Rodríguez, María-José; Redondo-García, José-Carlos; Estrada-Lorenzo, José-Manuel. (2019). BiblioMadSalud, cooperando en un espacio común. Revista de Investigación y Educación en Ciencias de la Salud (RIECS), 4(1), pp. 6-14. https://doi.org/10.37536/RIECS.2019.4.1.134
Ramírez-Salazar, María-del-Pilar. (2022). Innovación en gestión de eventos organizacionales. ECOE. https://ucm.on.worldcat.org/oclc/847722027
San José-Montano, Blanca. (2023). La Inteligencia Artificial en Ciencias de la Salud apoyada con la inteligencia humana y emocional de sus profesionales. Crónica de V jornada BiblioMadSalud. Blog SEDIC. https://blog.sedic.es/2023/06/06/la-inteligencia-artificial-en-ciencias-de-la-salud-apoyada-con-la-inteligencia-humana-y-emocional-de-sus-profesionales-cronica-de-v-jornada-bibliomadsalud/